Mar21

SharePoint 2010: Access Datenbanken im Web betreiben …

von Nahed Hatahet

Weil ich auf den Microsoft BigDays 2010 nach unserem Vortrag zum Thema SharePoint 2010 Lösungen gefragt wurde, was denn diese Access Services denn nun sind, nutze ich gleich die Gelegenheit und beantworte die Frage hier im Blog …

Eine der neuen SharePoint Lösungen sind die SharePoint 2010 Access Services. Damit kann man eine Microsoft Access Datenbank nun in den SharePoint 2010 übertragen und diese dort im Web betreiben. Benutzer können diese Lösung dann mit Ihrem Access Client nutzen oder gleich auf der SharePoint Oberfläche arbeiten und ohne Access Client arbeiten.

Klingt doch schön, die neue Welt des Arbeitens mit Office 2010 und SharePoint 2010, oder?

HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die SharePoint 2010 Access Services nicht alle Funktionalitäten des Access Client im Web nutzen können. Aber keine Angst es geht schon einiges ;)

Was sind nun eigentlich die Vorteile von Access im Web?

Viele unserer Kunden leiden darunter, dass sich Endbenutzer mit Microsoft Access eigene Datenbanken und Applikationen schnüren. Es spricht ja eigentlich nichts dagegen, dass Endbenutzer Ihre Arbeit mit Access Datenbanken erleichtern. Oft sieht man auch wirklich mehr als gute Lösungen, welche auf Access beruhen. Viele Unternehmen kämpfen aber mit der Verwaltung dieser von Endbenutzern erstellten Access Lösungen:

- Dezentral und meist auf dem Desktop des Benutzer gespeichert
- Keine zentrale Backupmöglichkeit
- Das zugreifen von mehreren Benutzer ist schwierig
- Dennoch, Endbenutzer lieben Access, es ist einfach
- uvm.

Fazit: Wenn man nur diese Access Datenbanken zentral speichern könnte?

Mit SharePoint als Lösungsplattform konnte man immer schon Access Datenbanken z.B. in einer Dokumentablage speichern und diese so zentral zur Verfügung stellen, leider halt nur im “ReadOnly” Modus, wenn mehrere Personen diese Datenbank aus SharePoint geöffnet haben.

Lösung: Mit SharePoint 2010 und den neuen Access Services kann man nun Access Datenbanken auf ein SharePoint System “publizieren” (Publishing) und Endbenutzer können so mit der Access Lösung arbeiten, deren Daten nun in der SharePoint quasi gehosted werden. Mit oder ohne Access Client wird das Arbeiten mit den Daten nur ermöglicht, denn die Formular z.B. werden einfach als Webformulare von den Access Services in SharePoint “gerendert” und bereitgestellt. Und das nicht nur im “ReadOnly” Modus, sondern Daten können auch verändert und geschrieben werden.

Mit SharePoint 2010 und den Access Services lassen sich somit Access Datenbanken zentralisiert betreiben und Endbenutzer können Ihre beliebten Access Datenbanken einfach weiterverwenden, aber eben in einer sicheren und zentral verwalteten Umgebung.

Und so funktionierts …

Step1 – Publish to SharePoint 2010 Access Services

Man nehme eine Access Datenbank und publiziert diese einfach auf eine SharePoint 2010 Plattform ;) es wird dann eine Teamsite generiert und aus Tabellen werden Listen und aus den Formularen werden Access WebForms und aus Reports werden SQL Reporting Reports, usw.

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Über die “Publish to Access Services” in Access 2010 kann man nun auch die Kompatibilität der Access Datenbank mit den in Access Services unterstützen Funktionalitäten prüfen. Das Tool hilft einem, alles so einzurichten, dass die Webkompatibilität eben gegeben ist.

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Dann brauchen Sie eigentlich nur noch die entsprechen URL und den Namen der zu generierenden Teamsite angeben und auf “Publish to Access Services” zu klicken, und siehe da …

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HINWEIS: Wer alte Access Datenbanken hat, muss diese vorher auf Access 2010 portieren, dazu gibt es eigene Tools und die herkömmliche Art und Weise alte Access Datenbanken in die “Neue Welt des Arbeitens” zu heben.

Step2 – Arbeiten Sie nun mit den Access Services im Web

Der neue Arbeitsplat der Zukunft meldet sich nun eben mit einer Webseite und man kann über Access WebForms mit der Applikation / Datenbank arbeiten, ohne Access 2010 vielleicht am Client implementiert zu haben.

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Weiters besteht die Möglichkeit auch weiterhin mit Access 2010 zu arbeiten, das schöne daran ist, dass alle Änderungen, die man im Access Client ausführt nun immer an den zentralen Speicher (SharePoint 2010 mit den Access Services) übertragen werden (Synchronisation). Und weiters können nun viele Personen mit der Datenbank arbeiten, die nun alle Vorteile einer zentralen Datenhaltung bereitstellt (z.B. Datensicherung, einfaches zur Verfügung stellen für viele Endbenutzer, usw.).

Hier sehen Sie noch ein Access Formular als SharePoint 2010 Lösung und gerendert mit den Access Services …

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Wenn man sich vorstellt, welches Potenzial nun SharePoint 2010 und die neuen Access Services für Unternehmen aufweisen. Nicht umsonst bieten uns die neuen Office 2010 und SharePoint 2010 Technologien einen Mehrwert, …

… das neue Arbeiten bzw. “The New World of Work” kann beginnen!

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Kategorien: Allgemeines, How To's, Office 2010, Service Applications, SharePoint 2010, Access Services, New World of Work

 
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